Hay un millón de maneras diferentes en las que algo podría salir mal en tu evento. Tu trabajo es anticipar esos riesgos y asegurarte de que no arruinen la experiencia de tus asistentes.

De lo contrario, puede tener un gran impacto en la percepción pública de la marca. Hay varios riesgos en los eventos a tener en cuenta, aquí te contamos qué se puede hacer para evitarlos.

• Colas y esperas

¿Cuál es el flujo de tu evento? ¿Cuándo esperas que llegue la mayoría de las personas? ¿Tienes personal para manejar una gran cantidad de personas? Si no conoces las respuestas, puedes estar seguro de que los asistentes terminarán experimentando largas colas, y no se detendrán al publicar y quejarse sobre ello en las redes sociales.

Contar con un timeline es fundamental para asegurarse de ofrecer la mejor experiencia a los asistentes. Comenzando por crear un mapa del sitio detallado, incluyendo cada proveedor, accesos y escenarios, así como también dónde hay áreas de descanso y zonas de guardarropía.

• Presupuesto

Cumplir con un presupuesto puede ser difícil, especialmente para eventos grandes y complejos. Sin una cifra con márgenes, en la previsión de gastos, un coste inesperado creará dificultad y el riesgo, añadido, de salirte del importe establecido.

Esto puede ser fácilmente prevenido, solo hay que elaborar un estimado y actualizarlo regularmente para asegurarse de que no nos pasamos de las cifras que hemos establecido.

• Tecnología desfasada

Hay que utilizar tecnología actual para los eventos, no queremos dar la imagen de no estar a la altura o de ser analógicos. Checar la lista de invitados en papeles impresos es algo desactualizado y obsoleto, debemos usar soluciones digitales e inmediatas, como podrían ser reconocimientos de huella o facial, o un ID electrónico, por ejemplo un código QR en una aplicación.

Hay que observar de cerca los procesos que deberían automatizarse, dado que se están perdiendo datos valiosos que podrían recopilarse sobre los asistentes. A menudo se pueden integrar con otras soluciones tecnológicas de primer nivel que ya se usan en nuestro día a día.

Obtener más información acerca de cómo la tecnología puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero es necesario en el proceso de preparación de un evento.

Los momentos de pánico son inevitables, pero existen formulas para resolver más rápidamente los desafíos inevitables de la planificación de eventos.